Zpracování a ochrana osobních údajů a informací

Popis zpracování a ochrany osobních údajů a informací.

Základní škola a Mateřská škola Žleby, okres Kutná Hora

Zpracování a ochrana osobních údajů a informací

Verze: 180525

Schválila: ředitelka: Mgr. Marcela Palošová

Platnost: 1. 8. 2019

Kategorie: Veřejné

Historie změn dokumentu

Základní škola a Mateřská škola Žleby, okres Kutná Hora (dále jen Škola), zpracovává osobní údaje a další informace, týkající se fyzických osob (subjektů údajů), tj. zaměstnanců, žáků, rodičů, zákonných zástupců a dalších osob. Většina osobních údajů subjektů údajů je zpracovávána na základě povinností, uložených Škole zvláštními zákony (viz seznam, zveřejněný na webových stránkách Školy). Na taková zpracování osobních údajů o subjektech údajů se nevztahuje povinnost získat souhlas těchto osob. Pokud jsou některé osobní údaje zpracovávány mimo zákonnou povinnost, pak taková zpracování podléhají jinému právnímu titulu (např. uzavření smlouvy, oprávněný zájem správce apod.), případně i souhlasu subjektů údajů. Tato zpracování však Škola provádí jen výjimečně (např. při pořádání akcí pro žáky a rodiče, zveřejňování fotografií, kdy je nutná předchozí registrace).Ochrana fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů je základním právem. Ustanovení čl. 8 odst. 1 Listiny základních práv Evropské unie (dále jen „Listina“) a čl. 16 odst. 1 Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“) přiznávají každému právo na ochranu osobních údajů, které se jej týkají. Zpracování osobních údajů fyzických osob („subjektů údajů“) v rámci Školy je prováděno ve prospěch těchto osob. Právo na ochranu osobních údajů však není právem absolutním; musí být posuzováno v souvislosti se svou funkcí ve společnosti, a v souladu se zásadou proporcionality musí být v rovnováze s dalšími základními právy.

Ochrana fyzických osob se vztahuje jak na automatizované zpracování osobních údajů, tak na manuální zpracování. V zásadách a pravidlech ochrany fyzických osob, které Škola uplatňuje v souvislosti se zpracováním osobních údajů fyzických osob, respektuje Škola jejich základní práva a svobody, zejména právo na ochranu osobních údajů těchto osob. Škola respektuje práva fyzických osob, která jsou jim zaručena zákony, např. právo vědět a být informován zejména o tom, za jakým účelem se osobní údaje zpracovávají, případně období, po které budou uchovávány. Zásady ochrany osobních údajů se uplatňují na všechny informace, týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby. Škola zákonně zpracovává osobní údaje, protože je toto zpracování nezbytné pro výkon úkolů vykonávaných ve veřejném zájmu, kterým je Škola pověřena, nebo z důvodu oprávněných zájmů správce nebo třetí strany. Škola zpracovává osobní údaje fyzických osob podle účelů zpracování v souladu s platnou legislativou pro ochranu osobních údajů, tj., s Nařízením 2016/679 (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů – GDPR). Přesto má každá dotčená fyzická osoba právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se týkají její konkrétní situace. Škola pak této osobě prokáže závažnost a oprávněnost zájmů Školy, které nezasahují do jejích zájmů nebo základních práv a svobod.

Zpracování osobních údajů Školou je prováděno zákonným a spravedlivým způsobem, je pro fyzické osoby transparentní a informace a všechna sdělení, týkající se zpracování těchto osobních údajů, jsou snadno přístupné, srozumitelné a podávané jasnými a jednoduchými jazykovými prostředky. Při zpracování osobních údajů na základě souhlasu fyzické osoby, jsou tyto osoby upozorněny na případná rizika, vyplývající ze zpracování, a také na pravidla, záruky a práva, která existují v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů. Účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány, jsou jednoznačné a legitimní a jsou stanoveny v okamžiku shromažďování osobních údajů. Rozsah shromažďovaných osobních údajů je vždy přiměřený, relevantní a omezený pouze na údaje nezbytné pro naplnění stanoveného účelu. Rovněž

doba, po kterou jsou osobní údaje uchovávány, je omezena na nezbytné minimum. Při veškerém zpracování osobních údajů jsou aplikována opatření, která zaručují náležitou bezpečnost a důvěrnost těchto údajů, (např. zaručující zabránění neoprávněného přístupu k osobním údajům a k zařízení používanému k jejich zpracování).

Škola, jako správce osobních údajů, má odpovědnost za jakékoliv zpracování osobních údajů a na základě posouzení pravděpodobných a závažných rizik daného zpracování zavedla vhodná a účinná technická a organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů. Součástí opatření pro zabezpečení osobních údajů jsou také pravidelná školení zaměstnanců, kteří zpracovávají osobní údaje fyzických osob. Od zaměstnanců na všech úrovních je vyžadován odpovědný, iniciativní a tvořivý přístup a respektování pravidel procesu zpracování a zabezpečení osobních údajů fyzických osob.

V souvislosti s přechodem na novou legislativu pro ochranu osobních údajů v EU, tj. Nařízení EU 2016/679, provedla Škola posouzení vlivu všech zpracování na ochranu osobních údajů, s cílem posoudit konkrétní pravděpodobnost a závažnost rizik v procesu zpracování osobních údajů. Při tomto posouzení zohlednila Škola povahu, rozsah, kontext a účely zpracování a zdroje rizik. Škola přijala opatření k zabezpečení procesů zpracování osobních údajů, systémů, informací a dat, a konkrétní technická, organizační a bezpečnostní opatření tak, aby zajistila soulad s Nařízením EU, Tato opatření jsou rozpracována v interních dokumentech a směrnicích Školy.

V rámci povinností, vyplývajících z Nařízení EU, jmenovala Škola pověřence pro ochranu osobních údajů.

Mgr. Marcela Palošová, ředitelka

Jak uplatnit práva, vyplývající ze zpracování osobních údajů Školou?

Základní škola a Mateřská škola Žleby, okres Kutná Hora, Školní 190, 285 61 Žleby, (dále jen Škola), jako správce osobních údajů, zpracovává údaje o fyzických osobách na základě zákonné povinnosti.

Každá fyzická osoba se může na Školu obrátit s žádostí o sdělení, zda Škola o ní zpracovává osobní údaje. Toto právo je možné uplatnit jednou ročně, odpovědi na častější žádosti mohou být Školou zpoplatněny.

Fyzická osoba (subjekt údajů), o níž Škola zpracovává osobní údaje, má podle právních předpisů o ochraně osobních údajů následující práva: ✓ právo na přístup k osobním údajům,

✓ právo na opravu osobních údajů,

✓ právo na výmaz osobních údajů,

✓ právo na omezení zpracování osobních údajů,

✓ právo na přenositelnost osobních údajů,

✓ právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů,

✓ právo na odvolání poskytnutého souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Každé z těchto práv má však určitá omezení či výjimky. Škola každou žádost o uplatnění některého práva oprávněnou fyzickou osobou posoudí ve vztahu k těmto omezením, a na žádost odpoví ve lhůtě 30 dnů od doručení žádosti.

Na Školu je možné se k uplatnění uvedených práv v oblasti osobních údajů obracet prostřednictvím písemné žádosti, doručené do kanceláře ředitelky školy nebo poštou na adresu Školy nebo pověřenci pro ochranu osobních údajů, jehož kontakt je uveden na webových stránkách Školy.

Výše uvedenými způsoby se mohou fyzické osoby na Školu obracet také v případě údajů zpracovávaných na základě uděleného souhlasu, pokud se rozhodnou svůj souhlas odvolat.

Mgr. Marcela Palošová, ředitelka